Go to Top

Karyawan mendukung target usaha – By Lita Mucharom

Untuk menjadi seorang Pengusaha yang sejati, kita harus dapat memberdayakan orang lain (karyawan) kita untuk menggandakan keuntungan. Jika belum mampu menghasilkan keuntungan melalui SDM kita, maka kategorinya masih “self employed”. Oleh sebab itu kita harus menselaraskan kinerja Perusahaan dengan kinerja karyawan (Alignment). Dalam mengelola kinerja, selalu harus ada keselarasan antara ukuran kinerja ditingkat perusahaan dengan kinerja individu. Gimana caranya?

Membuat perencanaan kinerja usaha (target) dimulai dengan membangun visi, misi, rencana/target jangka panjang dan jangka pendek. Visi & Misi adalah impian yang perlu kita definiskan secara tertulis dan diklarifikasi terus menerus ke karyawan kita. Visi harus memiliki jiwa dan memberikan energi dorong bagi setiap anggota organisasi. Untuk itu buatlah visi yang bermakna untuk kebaikan masyarakat dan lingkungan sekitar. Buatlah Visi yang mulia yang memilki jiwa dan energi dorong bagi orang yan membacanya. Visi, Misi, target jangka panjang/pendek, strategi usaha harus dituliskan secara terstruktur.

Mulailah ini sejak dini, sejak kita memulai usaha Visi dkk sdh dituliskan, namun perlu dikomunikasikan ke karyawan dengan teknik-teknik seperti : sosialisasi terencana, games & reward, klarifiksi, dll. Buatlah pertemuan rutin tahunan untuk menyusun ulang visi, misi, rencana target usaha dgn melibatkan minimal para direktur dan manager anda. Secara konsisten buatlah pertemuan rutin bulanan untuk melakukan review sampai dimana target usaha kita sdh tercapai dan mintalah laporan dari setiap departemen pada saat pertemuan tersebut. Dalam pertemuan ini dibicarakan juga hambatan yang ada dalam mencapai target, peluang perbaikan serta lesson learnt yang dapat diambil hikmahnya bersama.Target jangka panjang dibuat sesuai dengan mimpi kita namun harus tetap SMART (specific, measurable, achievable, reasonable dan time based). Target jangka pendek adalah langkah2 kecil untuk mencapai target jangka panjang. Biasanya per tahun / per semester. Dari target perusahaan diturunkan (cascade down) menjadi target departemen, target direktur, target manager dan terakhir target karyawan.

Best practice dlm susun target adalah salah satunya dikena sebagai sistem “Balance Score Card” terdiri dari 4 perspektif : finansial, pelanggan, pembelajaran dan kapasitas operasional. Dgn Balance Score Card kita dapat memberikan umpan balik pada proses bisnis yang ada danoutputnya untuk meningkatkan hasil dan kinerja. cara ini cukup strategis. Balance scorecard juga memberikan ukuran-ukuran yang jelas dan tangible serta quantitative untuk setiap target lain agar mendukung target finansial.

Contoh target yang SMART dan kuantitatif untuk target finansial : revenue growth 200%, cost reduction 10%, nett profit 20%, cashflow 3x expense. Contoh target untuk target customer Interface : Pelanggan baru 1000, kehilangan pelanggan maksimum 10%, response minimum 8 jam, zero complaint, dll.

Nah, dari target yang sudah di turunkan tadi buatlah form sederhana untuk mengelola kinerja. Proses ini Kita namakan Performance Management system. Performance Management System (PMS) cakupanya lebih luas dari Performance Apraisal (PA). Dalam PA, biasanya evaluasi kita lakukan terhadap karyawan di akhir tahun tanpa menyusun target di awal tahun. Didalam PMS, kita membuat “kontrak” dengan karyawan serta bersepakat terhadap target apa yang harus dicapai oleh karyawan di akhir tahun. saya ingatkan sekali lagi … target harus SMART supaya obyektifitasnya terjaga dan juga konsisten.

Target di susun bersama-sama antara atasan dan bawahan dalam sesi tatap muka. Atasan tentu saja menselaraskan target departemen dengan targat karyawan yang ada dalam departemennya. Atasanpun menjadi lebih tenang, karena target departemen bisa di distribusikan ke karyawan sebagian bagian dari tim kerja. Target harus dituliskan secara formal, di tanda tangani serta memiliki ukuran yang kuantitatif dan terukur. Perlu adanya komitmen dan kesepakatan diawal terhadap apa yang ingin dicapai.

Target perlu diklarifikasi agar jelas bagi kedua belah pihak, dan karyawan juga jelas bekerja kearah yang diharapkan. Target kinerja juga sebaiknya menyepakati referensi/dokumen sebagai evidence/bukti dalam tercapai atau tidaknya sebuah target. Dari sekian banyak target, maka setiap target memiliki perioritas yang berbeda sehingga perlu adanya pembobotan terhadap target. Perlu adanya kesepakatan antara atasan dan karyawan dalam menyusun bobot/prioritas tiap target karena masing-masing pihak biasanya memiliki alasan yang berbeda.

Nah, momen diskusi dalam menyusun target kinerja juga digunakan untuk klarifikasi visi misi, values/budaya juga. Dalam sesi tatap muka tersebut juga dapat disampaikan harapan atasan/perusahaan serta dibuatlah kesepakatan target kinerja untuk setahun ke muka dan dipetakan juga gap kompetensi yang ada. Momen menyusun target kinerja antara atasan dan karyawan sangat penting karena disinilah tercipta “alignment” yaitu semacam usaha penyelarasan antara target usaha dengan karyawan.

Didalam diskusi penyusunan target kinerja karyawan sangat disarankan untuk melakukan diskusi “aspirasi karir” …hah?! Buat apa? Diskusi aspirasi karir, membantu atasan untuk memotivasi karyawan menemukan peran yang cocok dengan minat dan potensi, karyawan diharapkan sukarela meraih target kinerja. Karyawan yang bekerja dan terikat secara sukarela itu biasanya sudah mencapai taraf “engagement”.

Untuk memastikan kinerja yang prima, lakukan group coaching. coaching seperti ini dapat dilakukan melalui mailing list perusahaan atau blackberry group atau face to face meeting. Potensi dan kompetensi karyawan yang tinggi belum tentu terkonversi dengan baik menjadi sebuah kinerja tanpa adanya motivasi diri. Untuk itu Karyawan perlu diberikan motivasi untuk mencapai targetnya, dengan menyediakan reward terhadap pencapaian kinerja. Intinya untuk kinerja yang baik kita jangan segan “berbagi rezeki” dengan karyawan secara proporsional. InsyaAllah dilipatgandakan. Karyawan juga perlu dimotivasi untuk “action” dan memiliki kinerja prima dengan tersedianya role model dan sistem kerja yang jelas. The performers (star employee) sebaiknya diberikan perhargaan bukan semata-mata karena tingkat kompetensi atau kinerjanya saja, namun hasil evaluasi tingkah lakunyapun harus di pertimbangkan.

Evaluasi kinerja dilakukan di akhir tahun dengan membawa data pendukung seperti dokumen yang dapat dijadikan bukti tertulis. Sehingga dalam menentukan nilai atas prestasi kinerjanya karyawan dapat melakukan argumentasi dengan atasannya berdasarkan bukti tersebut. Kinerja bukan segalanya, sehingga karyawan juga perlu di evaluasi sikap kerjanya apakah sudah sesuai indikator perilaku yang didefinisikan dari budaya perusahaan  yang ingin kita bangun. Sehingga pada saat evaluasi, karyawan juga dapat umpan balik terhadap kinerjanya secara obyektif. Atasan dan karyawan juga bisa sama-sama menganalisa efektifitas pembelajaran dari proses pencapaian kinerja.

Untuk kinerja staff yang kurang memuaskan berilah regular feedback. Trying hard in giving negative feedback in a positive manner. Minta staff untuk memberikan penjelasan ketika kinerjanya drop dan bimbing dia untuk menemukan sendiri solusi dan komitmen tindakan perbaikan. ketika rencana perbaikan ini datang dari pihak staff sendiri maka rasa memiliki terhadap rencana tersebut menjadi lebih tinggi dan staff lebih termotivasi untuk mencapainya. Bukan hanya sekedar solusi, tapi KOMITMEN untuk berTINDAK memperbaiki.  ketika kinerja staff turun, cobalah memberikan feedback dengan metode ”sandwich”, puji dulu – sampaikan kekuranganya – motivasi dengan memberikan pujian lagi…

Dengan karyawan yang berkinerja tinggi maka perusahaan memiliki modal kuat untuk memberikan pelayanan terbaik ke pelanggannya. Dan kinerja satu departemen dengan departemen lainnya harus saling kait mengait. Bagaimana pelanggan kita bisa puas dengan respon yang cepat dari pelayanan kita jika antar bagian di dalam perusahaan tidak dapat merespon satu sama lain dengan cepat. Semua ini seperti mata rantai pelayanan yang tidak terputus. Seharusnya jawablah email/sms/bbm/telfon secepatnya. Jika belum memiliki jawaban, maka jawablah dulu dan buat kesepakatan kapan jawaban final akan diperoleh.

Kita sebenarnya juga bisa melakukan Pemutusan hubungan kerja (PHK) kepada karyawan ketika terbukti tidak menunjukkan kinerja yang “baik”. Nah, untuk itulah kategori “baik” ini harus bukan sesuatu yang subyektif namun harus berdasarkan pengukuran yang obyektif.

Comments (3)

  • evan bahtiar May 8, 2013 - 8:45 pm Reply

    salam kenal buat bunda.

  • Muhamad Mustakim May 12, 2013 - 5:01 pm Reply

    Terima kasih atas masukannya. Saya seorang karyawan dengan gaji yang pas- pasan, dan saya punya cita-cita untuk menjadi seorang wiraswasta yang sukses yang bisa bermanfaat bagi agama,lingkungan, mayarakat sekitar saya dan untuk keluarga saya tentunya. tapi saya bingung dan tidak tahu harus bagaimana memulainya,disamping karena keterbatasan modal dan tidak adanya ide untuk bidang apa yang akan saya jalani. Saat ini saya kekurangan income untuk keluarga karena gaji tidak ada kenaikan sedangkan kebutuhan naik terus. Saya berkeinginan sekali untuk segera memulai berwiraswasta tapi saya tidak ada modal dan ide-ide, juga takut tidak bisa mencukupi kebutuhan keluarga jika saya harus keluar dari perusahaan walaupun di perusahaan ini gaji kami kecil. Mohon masukannya, terima kasih

    • LIta Mucharom September 7, 2014 - 8:18 pm Reply

      Pak Muhammad Mustakim,

      saran saya, rubahlah cara berfikir bapak. walau ada modal dan ide namun bapak tidak berfikir “CAN DO” bisa dan pasti bisa, usaha apa aja pasti gagal pak.

      Mulailah dengan menuliskan daftar ide, semua bisnis yang bapakminati, yang menurut bapak ada peluang. nanti baru di pilih mana yg paling sedikit modalnya.

      mulai dengan menjual jasa di saat wiken pak, tanpa modal kan

Leave a Reply to Muhamad Mustakim Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>