Go to Top

Trik Gaet kandidat kaliber – by Lita Mucharom

Rekruitmen bagi UKM kebanyakan menjadi tantangan tersendiri karena “capacity to pay” (kemampuan bayar) yang belum menyamai harga pasar tenaga kerja. Bagaimana menyiasati rekruitmen untuk usaha kecil kita agar dapat kandidat terbaik di bursa kerja dengan operasional cost yang terkendali?

Didalam membangun sistem bisnis di UKM, termasuk sistem rekruitmen kita pegang prinsip : “spending less, earning more”. Dengan biaya rekruitment serendah-rendahnya kita berharap bisa mendapatkan kandidat karyawan “super” yang bakal jadi modal mesin bisnis kita.

Dalam rekruitmen beberapa hal yang harus kita kuasai adalah: sistem seleksi dan negosiasi… Tapi sebelumnya kita pahami dulu”talent flow” yuk. Kenapa karyawan seperti kutu loncat, pindah2 kerja… Apa sih yang dicari? Kalau kita pahami motivasi mereka pindah kerja, maka kita lebih mudah pasang ” jebakan” asyik untuknya.
Alasan klasik karyawan pindah kerja adalah mencari tantangan, remunerasi lebih tinggi, hubungan kerja lebih harmonis, lingkungan kerja kondusif, dan lain sebagainya.. Alasan “happening” generasi Y pindah kerja: mencari kebebasan, cari identitas, pindah jalur karir, cari perusahaan yang lebih bergengsi dan mungkin juga mencari keseimbangan hidup.

Sebagai UKM yang baru berkembang, mungkin agak sulit kita memposisikan perusahaan kita sebagai “the employer of choice” atau bahkan masih jauh sekali dari gambaran sebuah tempat kerja yang bergengsi. Usaha kita perlu memiliki image positif dalam kelola karyawan sehingga image ini akan sangat membantu perusahaan kita menjadi “employer of choice”di skala usaha kecil. Kalau saja usaha kita sudah punya nama apalagi pernah dapat penghargaan tentu banyak kandidat yang tertarik untuk join. Jadilah perusahaan kita masuk dalam kategori “employer of choice “(perusahaan idaman). Termasuk jika pemilik usaha memiliki personal branding yang baik, maka image perusahaan sebagai perusahaan berkualitaspun akan ikut terangkat.

Proses rekruitmen terbagi 3: attrack (mendapatkan kandidat), seleksi dari kandidat yang ada & negosiasi untuk peroleh skema terbaik. Baiklah, sekarang gimana caranya perusahaan kita dapat mengundang kandidat kelas “perusahaan besar” agar bersedia di interview? Menarik kandidat sama dengan memasarkan posisi yang ada dalam perusahaan kita dengan membranding perusahaan sebagai majikan yang menarik & menyenangkan.

Kita bahas sistem seleksi dulu yuukk…sistem seleksi meliputi: mengumpulkan pelamar, mensortir pelamar, psikotes,interview, cek referensi. jaman sekarang lebih sulit menarik kandidat yang berkualitas. Sehingga tekankan syarat-syaratnya & uraian pekerjaan secara jelas tapi singkat. Tekankan bahwa kita tidak akan proses lebih lanjut jika salah satu syarat utama tidak dipenuhi. Cape kan kalau dapat lamaran ribuan tapi tidak ada yang berkualitas. Nah, namanya juga jualan, buat donk iklan dengan janji-janji menarik, bersemangat, keunggulan usaha, brand nya yang sudah dikenal dan lain sebagainya sehingga para pelamar menjadi tertarik untuk “membeli” ide bergabung dengan perusahaan kita.

Kadang kandidat mengirimkan CV ke banyak tempat pada saat bersamaan mungkin juga karena sudah pada hopeless. Eh, giliran di panggil wawancara kok malah mundur. Nah, bagi yang alami hal seperti ini jangan kecil hati donk. Pastikan staff rekruitmen adalah karyawan yang juga punya passion terhadap usaha kita & pandai merayu para kandidat untuk hadir dikantor kita pada sesi wawancara.

Sebagai perusahaan kecil/UKM, kita tetap menginginkan kandidat terbaik di bursa kerja dengan cara menggunakan sistem seleksi yang efektif. Biasanya kandidat berkualitas itu di dapat dari referensi jaringan kita : teman, sodara, karyawan, klien, supplier. Mereka yang sudah paham usaha kita sehingga mampu memberikan referensi yang positif. Namun untuk menarik kandidat sebanyak -banyaknya kita bisa pasang iklan gratis via mailing list yang relevant, social media, mading kampus dan lokasi apa saja tempat berkumpulnya komunitas yang akan kita jadikan target sumber pelamar. Tentu dalam memilih komunitas ini kita juga harus tetap berhati-hati terhadap kandidat yang tidak dapat dipertanggungjawabkan latar belakang kelakuan baiknya. Disamping itu, kita juga dapat memanfaatkan social media (FB, linkedin, twitter) dan disitupun kita bisa langsung melihat karakter calon pelamar juga. Ketika kita benar-benar tertarik pada seseorang kandidat, maka walaupun dia tidak melamar tapi kita bisa membujuknya untuk bergabung. Jika perusahaan kita sudah memiliki dana lebih, untuk menarik kandidat bisa menggunakan jasa online rekruitmen seperti jobstreet, JobsDB, iklan mini, dan lain lain.

Ok, kita sudah dapat beberapa CV kandidat dari semua chanel rekruitmen kita : mailing list, social media, network, online rekruitmen. Nah, mulailah sortir para pelamar dari cara dia menyajikan CV. Apakah dia telah memenuhi syarat2 minimum kita, Ketelitiannya, bahasa, kreatifitas dan mungkin kemampuan menjualnya. Kalau dari CV nya aja kita sudah sreg, mudah-mudahan tidak salah seleksi awalnya. Sebaliknya jangan paksakan panggil kandidat yang asal-asalan CVnya karena bisa dijamin kualitasnya dibawah rata- rata.

Oh ya, untuk usaha rumahan jika proses mengumpulkan CV tidak memungkinkan panggil saja “walk-in interview. Kandidat bisa langsung datang bawa CV nya. Biasanya surat lamaran dilampirkan CV/resume/riwayat, KTP, surat kelakuan baik, ijazah, referensi tergantung syarat dari kita. Kalau pelamar hanya lulusan SD/SMP mungkin dapat dibantu untuk menuliskan riwayat hidup/biodatanya dan minimal menyerahkan fotokopi KTP nya.

Nah, jika kandidat datang perlakukan dengan baik sebagai tamu, tunjukkan perusahaan kita memiliki nilai-nilai “customer service” yang cukup ok juga. Ucapkan terima kasih & beri kesan terbaik mengenai usaha anda. Paling tidak kalau dia batal jadi karyawan kita, maka dia bisa jadi referensi terbaik bahkan siapa tahu jadi pelanggan. Sebelum melakukan proses seleksi, lebih baik siapkan checklist : karakter seperti apa yang kita cari serta yang sesuai dengan budaya kita kemudian juga kompetensi apa yang dicari.

Yuk, sekarang Seleksi dimulai. Ingat seleksi dilakukan dengan melihat kecocokan (match/fit) beberapa faktor faktor :profil, motivasi, kompetensi dan karakter kandidat. Fit dengan organisasi (karakter VS budaya usaha), fit dengan team (chemistry/bisa nyampur atau tidak), fit dengan posisi (profil&kompetensi). Sikap kerja dan karakter jauh lebih penting dibandingkan skill/kompetensi. Karena karakter sangat sulit dirubah, kompetensi dapat dikembangkan. Contoh karakter : passion, jujur, amanah, kreatif, ceria, rajin, taat/patuh, optimis, dll. Contoh kompetensi : pemahaman industri, pemahaman produk, kemampuan pemasaran, ketrampilan memasak, pengetahuan kredit. Sikap kerja dan karakter yang kita cari dari seorang kandidat adalah yang sesuai dengan company values/budaya kerja yang ingin kita bangun. Makanya “fit with organization” jadi lebih penting dibanding “fit with position”. Selain itu juga kita bisa saja mengukur kecocokan pribadi kandidat dengan tim kerja yang sudah ada dengan mengasah intuisi kita dalam menilainya. Selain itu, pertimbangan lain adalah lebih baik memiliki karyawan yang punya motivasi tinggi dengan skill yang berpotensi untuk ditingkatkan daripada yang tidak ada motivasi kerjanya. Jadi selain sikap kerja dan karakter tadi, motivasi juga salah faktor utama dalam kita menerima atau tidak seorang kandidat.

Agar efisien & komprehensif lakukan interview secara panel/bersama. Hadirkan semua anggota tim yang layak menilai kecocokan tadi. Nah, setelah dapat kandidat… Perlu ga ya kita psikotes juga selain di interview? UKM gitu loh, dana terbatas nih. Sebenarnya dengan metode interview yang tepat dan dengan melakukan cek referensi maka proses seleksi sudah cukup memadai untuk menilai seorang kandidat. Proses seleksi yang ideal sebaiknya dilengkapi dengan psikologi test, namun kenyataannya hasil psikotes itu rata2 validitasnya maximum Hanya 45% saja. Maka seringkali alat tes dikombinasi untuk meningkatkan validitas hasil analisanya. Justru sangat diperlukan metode interview yang baik agar dapat dilakukan untuk menggali lebih jauh hasil psikotes sebelumnya. Tes psikologi untuk UKM dapat menggunakan Personal profile yang hasilnya dapat lebih mudah diartikan oleh non-psikolog & ada yang gratis/murah yang dikembangkan oleh lembaga psikologi lokal.

Salah satu teknik yang efektif untuk memotret sikap kerja & kinerja masa lalu adalah Behavioural Event Interview (BEI) , target selection interview, atau focused interview. Dengan BEI, kita akan kejar kejadian2 masa lalu & bagaimana si kandidat menyikapinya. Jawaban harus sesuai kenyataan & harus jelas peran si individu, jangan biarkan dia mengarang cerita dan klarifikasi terus kejadiannya. Contoh pertanyaan dengan metode BEI :”tolong ceritakan kejadian ketika anda dimarahin pelanggan”

Berikut kita bahas mengenai apa yang dimaksud dengan kompetensi ya. Kompetensi kita klasifikasikan menjadi 2 yaitu yang hardskill dan softskill. Untuk kompetensi hardskill bisa di tes atau dilihat dari sertifikasinya. Sedangkan untuk kompetensi softskill selain dengan metode BEI maka dapat juga dicek kebenarannya dengan melakukan cek referensi. Contoh kompetensi hardskill : “ketrampilan memasak” nah kan bisa di tes tuh apakah betul dia bisa memasak dengan contoh resep dari kita. Contoh untuk posisi sales, tes aja di lapangan apa dia bisa menggandakan uang dalam hitungan 3 jam, untuk bagian admin bisa tes komputer, banyak kok cara untuk tes hardskill ini. Contoh kompetensi softskill seperti “kemampuan analisa” untuk manajer bisa di tes dengan membuat proposal perbaikan sistem untuk nilai kemampuan dia menyimpulkan data.

Teknik lainnya adalah historical interview. Tanyakan sejarah kerjanya, tanyakan alasan pindahnya & like/dislike di setiap tempat kerjanya. Dengan historical interview, kita bisa memotret motivasinya dalam bekerja. Apa yang dicari di perusahaan kita, apa yang buat dia bekerja giat. Apa yang menyebabkan dia pindah dari satu tempat ke tempat lainnya. Sebenarnya apa sih yang membuat dia betah dan yang membuat dia bete? Dengan mengetahui motivasinya, kita juga akan mudah melakukan negosiasi nantinya.

Selain kompetensi biasanya kita perlu lihat profil yang cocok dengan posisi tertentu. Contoh : posisi penyiar, kita butuh profil yang ceria misalnya. Klasifikasi profil yang biasa dikenal & hasil tes nya banyak dijadikan acuan saat ini adalah dominant (D), Interpersonal (I), Steadiness (S), Compliance (C). Contoh aplikasinya adalah sebagai berikut : untuk posisi manajer/pemimpin perlu memiliki profil D (pembuat kebijakan), tapi perlu juga I (memahami karyawan). Sementara untuk posisi accounting kita butuh profil S (suka rutinitas) dan C (patuh sesuai aturan/SOP)

Nah, lengkaplah sudah proses seleksi karakter, kompetensi, profil, motivasi. Jika karyawan sudah melalui sistem seleksi yang ketat seharusnya mereka memiliki semua potensi yang dibutuhkan untuk berkembang di perusahaan kita. Apakah itu cukup? Belum, karena kita perlu melakukan cek referensi minimal kepada 3 orang yang pernah bekerja sama dengan kandidat. Seperti atasan, rekan kerja dan bawahannya. Mintalah data referensi itu dari kandidat, nama dan no telfon yang bisa dihubungi. Jika kita kebetulan tahu ada referensi lain yang netral diluar daftar yang dia berikan, itu akan menambah informasi mengenai dirinya. Referensi sangat penting untuk mengelaborasi tingkah laku dan softskill karyawan. Penting juga untuk mengecek kelemahan kandiat yang harus ditingkatkan, track record dari pencapaian yang dia akui, pelanggaran yang mungkin pernah dia lakukan dan kemampuan dia dalam bekerja tim.

Akhirnya Kita bisa pilih 2-3 saja yang terbaik, saatnya negosiasi dimulai…. Sekarang kita latihan negosiasi yuk dengan “dream employee” kita yang menurut kita OK banget tapi kebetulan agak jual mahal. Masih inget topik”renumerasi” kan ya? Untuk dpt kandidat yg affordable jgn paksakan diri cari kandidat dr industri yg harga bursa kerjanya lebih tinggi. Ingat “pay for position”. Dalam nego dengan kandidat, tampilkan “competitive advantage” perusahaan kita atau hal2 lain yang menarik selain melulu hanya kompensasi. Motivasi kandidat untuk pindah sudah diketahui, bisa saja krn mencari kompensasi yang lebih tinggi atau hubungan kerja yang lebih harmonis, lingkungan kerja yang kondusif dan lain lain. Ini penting banget kita petakan. kandidat yg punya passion lebih, mayoritas tidak mengejar kompensasi semata2 tp peluang untuk berhasil, peluang belajar, dll. Kandidat dengan kompetensi sangat baik dan track record pencapaian kinerja sangat baik, pantas mendapatkan total kompensasi minimum sama dengan nilai di bursa kerja. Kandidat yang jobless (kehilangan pekerjaan), bargaining position / posisi tawar dalam negosiasi gaji jadi lebih rendah. Nah, UKM harus sering2 mantau si *stars* siapa tau pas lagi nganggur. Langsung aja ajak join deh

Sementara nilai pasar si kandidat diukur dari industri asal dia, tingkat kesulitan pekerjaanya, skala usaha employer dia yang lama, jumlah bawahannya, tingkat kompetensinya. Ini menentukan pay for position yang akan kita alokasikan untuknya. Dalam negosiasi, prioritaskan penekanan pada gaji pokok (fixed cost) agar dapat di turunkan serendah- rendahnya krn akan berkontribusi terhadap operasional cost, jamsostek, ThR, pajak, dll. Dalam negosiasi, pasti ada “trade off” maka tukarlah “besaran gaji pokok” dgn benefit/flexible compensation. Toh uang dibawa pulang sama. Jangan lupa klarifikasi angka yang di dapat sebelumnya itu nett atau gross. Kalau gross berarti belum dipotong pajak, pasti setelah dipotong pajak uang dibawa pulang akan lebih kecil. Untuk UKM dengan “capacity to pay” yang terbatas sebaiknya fixed compensation seperti gaji pokok itu bisa diatur serendah2nya. Kadang kandidat memasukkan hampir semua flexible compensation (lembur, transport, dll) kedalam komponen gaji sehingga harus diklarifikasi terlebih dahulu sebelum kita mengajukan penawaran/kontrak kerjasama. Kita juga boleh cek kebenaran gaji terakhir dengan meminta payslip (tidak berlaku untuk senior management) dan klarifikasi breakdown dari uang yang dibawa pulang (take home pay). Jangan bias, gaji pokok untuk mengkompensasi bobot pekerjaan dari hasil analisa posisi ya sedangkan untuk hargai kompetensi gunakan benefit in cash (BIC), benefit in kind (BIK), flexible compensation. Dan jangan lupa, dalam desain kompensasi ini, uang transport, pulsa, mobil, rumah harus bisa “dibungkus” sebagai benefit in-kind agar tidak kena pajak.
Selamat hunting yaa….

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>